این نما رکوردها را با انجام توابع آماری روی آن ها ( مثل مجموع مقادیر، تعداد و غیره )، بـه صـورت نمـودار نشان می دهد. در این نما نیز همانند نمای Pivot Table View با کمک پنجره ی Field List، فیلـدهـای مـورد نظر انتخاب می شوند.

برای جابجا شدن بین نماهای مختلف جدولها در بانکهای اطلاعاتی 3 روش وجود دارد:
روش اول: روی زبانه مربوط به جدول مورد نظر کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده نمای مـورد نظـر خود را انتخاب کنید.

روش دوم: در گروه View از زبانه Home, روی دکمه View کلیک کنید و از منوی ظاهر شده، نمـای مـورد نظر خود را انتخاب کنید.

روش سوم: در منتهی الیه سمت راست و پائین پنجره مربوط به هر جدول باز شده، 4 آیکن دیده مـی شـود
که برای جابجا شدن بین نماهای مختلف از آن ها استفاده می شود .(شـکل 2-15) جـدول2-1آیکـنهـا و نمـای مربوط به هر کدام را شرح می دهد.

این نما از ویژگیهای جدید Access2007 نسبت به نسخههای قبلی آن است. در این نما می توان همانند نمای DataSheet ستونها ( فیلدها ) و مقادیر آنها را مشاهده کرد با این تفـاوت که کاربر تعیین می کند که کدام یک از فیلدها نمایش داده شوند. پس از ورود به این نما هیچ فیلدی برای نمایش وجود ندارد، با کمک پنجره ای بـا عنـوان Pivot Table Field List که لیست تمام فیلدها را نشان می دهد، می توان فیلدهای مورد نظر را برای نمایش انتخاب نمـود .(شـکل 2-11) برای این کار کافی است نام فیلد مورد نظر خود را درگ کرده و آن را به درون صفحه واردکنید.

نکته: در نمای جدول محور ( PivotTable View ) امکان ویرایش مقادیر فیلدها وجود ندارد. 

در اين نما مي توان ساختار يك جدول شامل نام فيلدهاي تشكيل دهنده جدول و نوع دادهاي آنها را مشاهده كرده و در صورت نياز اقدام به ويرايش آن ها نمود. ويرايش طراحـي جـدول شـامل حـذف و اضـافه نمـودن فيلدها، تغيير نام فيلدها و تغيير نوع فيلدها ميباشد.

Access 2007 جداول را در چهار نماي مختلف نمايش مي دهد كه عبارتند از:

• نماي برگه داده ( Datasheet View )
به طور پيش فرض با باز كردن جداول، Access آنها را در اين نما، نمايش مي دهد. اين نما اطلاعات جدولهارا به صورت صفحه گسترده و در قالب سطرها و ستون ها نشان مي دهد، بـه طـوري كـه در هـر سـطر يـك ركورد و در هر ستون يك فيلد از جدول ظاهر مي شود.
در اين نما مي توان ركوردهاي جداول را اضافه يـا حـذف نمـود و مقـادير فيلـدهاي آن هـا را ويـرايش كـرد .
همچنين در اين نما مي توان اقدام به حذف يا اضافه نمودن ستونها ( فيلدها ) نمود.

براي نمايش تمامي اجزاء بانك اطلاعاتي در طبقه بنديهاي مجزا, روي نوار عنـوان كـادرNavigation pane كليك كنيد تا منويي مشابه شكل 2-7 بازشود سپس مراحل زير را دنبال كنيد 1- در بخش Navigate to Category , گــزينه ي Object Type انتخاب نمائيد.

2- در بخش Fitter by Group گزينه ي All Access Objects را انتخاب نمائيد. 

به اين ترتيب تمام اجزاء بانك اطلاعاتي شامل جداول، پرس و جوها، فرمها، ماكروها و ماجولها در طبقه بندي مجزا نمايش داده مي شوند . ( شكل2-8 ) براي نمايش نام جداول موجود در بانك اطلاعـاتي، روي طبقـه بنـدي Tables كليك كنيد تا ليست جداول ظاهر شوند.

براي باز كردن بانك اطلاعاتي NorthWind مراحل زير را دنبال كنيد:
1. در صفحه شروع به كار Access، از ليست طبقه بندي الگوها ( Template categories ) ، روي طبقه بنـدي
Sample كليك كنيد
2. در بخش مياني نام بانك NorthWind 2007 ظاهرمي شود، روي آن كليك كنيد.
3. در ستون سمت راست گزينه File Name نامي را براي ذخيره بانك اطلاعاتي پيشنهاد مي كنـد، مـي توانيـد
نام آن را تغيير دهيد يا همان نام را بپذيريد . همچنين با كليك روي دكمه ي در مقابل نام فايـل، يـك
كادر محاوره اي با عنوان File New Database باز خواهد شد، شما مـي توانيـد در ايـن كـا در محـاوره اي
مسير ديگري را براي ذخيره سازي فايل انتخاب كنيد.

براي باز كردن فايل بانك اطلاعاتي كه اخيرا از آن استفاده شده است، به يكي از دو روش زير عمل كنيد:
روش اول: روي دكمهي Office كليك كنيد و در منوي باز شده، در ستونRecent Document روي نامفايل مورد نظر خود كليك كنيد. (به شكل 2 -3 توجه كنيد)
روش دوم: در صفحهي شروع به كار Access 2007 در ستون Open recent database ، اسامي فايلهايبانكهاي اطلاعاتي كه اخيرا مورد استفاده قرار گرفته اند، نشان داده مي شوند. روي فايل مورد نظر خودكليك كنيد. (به شكل 2-2 توجه كنيد)

براي باز كردن بانك هاي اطلاعاتي كه قبلا ايجاد شده اند يكي از دو روش زير را به كار ببريد. روش اول: روي دكمهOffice كليك كنيد، گزينه ي Open را انتخاب كرده (به شكل 2-3 توجه كنيد)و در كادر محاوره اي Open نام فايل مورد نظر خود را انتخاب كرده، سپس روي دكمه ي Open كليك كنيد.

روش دوم: در صفحه ي شروع به كار Access(شكل 2-2) در ستون سمت راسـت روي گزينـه More كليـك كنيد تا كادر محاوره اي Open باز شود، سپس نام فايل مورد نظر خود را يافته، آن را انتخاب و روي دكمـه ي Open كليك كنيد.

اگر بستهي نرم افزار Office2007 در سيستم كامپيوتر شما نصب شده باشـد، بـراي اجـراي برنامـه Access
2007 روي دكمـه ي Start و سـپس All programs كليـك كـرده، از گـروه Microsoft ،Microsoft office
access 2007 را انتخاب نماييد. ( شكل 2-1 )

در ادامه، پنجره برنامه Access باز شده و صفحه شروع به كارAccess مطابق (شكل 2-2) نمايش داده مـي -
شود.

بانکهای اطلاعاتی از اجزا و اشیایی تشکیل میشوند که برای سازماندهی و مدیریت دادهها از آنها استفاده میکنند. سازماندهی و مدیریت شامل دسته بندی دادهها و استخراج اطلاعات موردنیاز در قالبهای مختلف نظیر گزارش و فرم می باشد. در این بخش به طور خلاصه شما با اجزاء بانک اطلاعاتی Access آشنا می شوید.

جداول 1-4-1
همان طور که قبلا هم توضیح داده شد ، Access برای نگهداری و سازماندهی اطلاعات از جداول استفاده می کند. هر داده در یک خانه از یک جدول ذخیره می شود این داده به شکل سطرها و ستونها سازماندهی می شوند.

فرم ها (Forms)

فرمها که گاهی صفحات ورود دادهها نیز نامیده می-شوند ، واسط کاربری برای ورود ، حذف ، ویرایش ونمایش داده های موجود در جداول هستند .

این نوع داده ای ، خود شامل انواع مختلفی است که در جدول 1 -4 لیست شده است.

  مثال: برای جدول مشخصات کتاب (جدول 1-2) نوع دادهای فیلدها در جدول 1-5 مشخص شده اند.

داشتن یک بانک اطلاعاتی خوب مستلزم طراحی صحیح است . اولین مرحله در طراحی یک بانک اطلاعاتی تعیین جداول مورد نیاز برای موجودیت مورد نظر و سپس تعیین ستونها یا همان فیلدهای مورد نیاز برای جداول است. برای هر فیلد باید یک نوع داده مناسب مشخص شود. نوع داده ی یک فیلد با توجه به مقادیری که باید بپذیرد تعیین می شود. مثلا برای ذخیره تاریخ باید نوع داده مخصوص آن و برای ذخیره انواع اعداد، نیاز به تعیین نوع داده عددی مناسب برای آنها است. تعیین نوع داده صحیح برای فیلدها, از ورود مقادیر نادرست درجدول جلوگیری می کند.

نکته: مقدار داده ای که در یک فیلد ذخیره می شود، محدود به اندازه آن فیلد است.

( Entity ) موجودیت

هر موضوع یا مفهومی که می خواهیم اطلاعاتی را درباره آن نگهداری کنیم، یک موجودیت نامیده می شود. برای مثال در بانک اطلاعاتی یک مدرسه موجودیتهایی مثل دانش آموز، دبیر، درس و ..... وجود دارد که در بانک اطلاعاتی یک مدرسه برای هر کدام داده هایی ذخیره می شود.

جدول (Table)

جدول لیستی از سطرها و ستونها است که در خانههای آن داده ها نگهداری میشود.همان طور که در تعریف بانک اطلاعاتی ذکر شد، Microsoft office Access ، اطلاعات را درون جداول نگهداری می کند.

هر بانک اطلاعاتی حداقل یک جدول برای ذخیره دادههای مرتبط با یک موجودیت دارد به عنوان مثال در یک مدرسه برای موجودیت دانش آموز می توان در بانک اطلاعاتی مدرسه یک جدول برای نگهداری مشخصات فردی دانش آموزان و جدول دیگری برای نگهداری دروس و نمرات آنها در نظر گرفت.

بانك اطلاعاتي مجموعه اي سازمان يافته از دادهها و اطلاعات مرتبط به يك موضوع است به طوريكه به آساني
2 ميتوان اين دادهها را بازيابي و ويرايش نمود
نرم افزارهاي سيستم مديريت پايگاه داده , همچون Access ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي و مديريت
آنها هستند. اين نرم افزارها امكاناتي را فراهم مي كنند تا بتوان انواع متفاوت دادهها را ذخيره سازي ,ويرايش و
بازيابي نمود. بازيابي اطلاعات شامل استخراج اطلاعات مفيد از دادههاي بانك اطلاعاتي در قالبهاي مختلف
مثل فرم,گزارش و غيره است.

بانک اطلاعات در Access 2010 دارای 4 کاربری است: جداول، نمودارها و گزارشات. این موضوعات به شما این امکان را می دهد که داده ها را وارد ، ذخیره و تحلیل کنید و داده ها را هرآنطور که می خواهید ، مدیریت کنید.

کاربری های Access

جداول

بانک اطلاعات مجموعه ای از اطلاعات سازمان داده شده در لیست های مربوط است  و در تمام جداول ذخیره می شوند که جداول  در قالب هر بانک اطلاعاتی است.

همانطور که می دانید جدول داری ستون های عمودی و ردیف های افقی است.

Access 2010 برنامه ی مدیریت و ایجاد بانک اطلاعات است. به منظور شناختن این برنامه، اول باید بانک اطلاعات را بشناسید.
در این درس، راجع به بانک اطلاعات و اینکه چطور از آن استفاده می شود، خواهید آموخت و با تفاوت های میان مدیریت داده در Microsoft excel وAccess را خواهید آموخت. در نهایت، هم به بقیه مباحث Access  در این درس خواهیم پرداخت.

بانک اطلاعات یعنی چه؟

بانک اطلاعات مجموعه از داده است، که روی سیستم شما ذخیره شده است. بانک اطلاعات به کاربران این امکان را می دهد که  اطلاعات را وارد کنند و داده ها را به سرعت و راحتی و بدست آوردند و تحلیل کنند. اینها وسیله های مفیدی هستند که هر زمان بتوان آنها را مشاهده و استفاده کرد. حتی زمانی که منشی دکتر هم اطلاعات مربوط به شما را در یک کامپیوتر وارد کرده است، و یا فایل های ذخیره شده کارکنان را روی سیستم و یا از طریق کامپیوتر موجود بودن کالایی را در بازار بررسی می کنید، اینجاست که از بانک اطلاعات استفاده کرده اید.

راحتترین روش برای شناختن بانک اطلاعات این است که این را بصورت مجموعه ای از لیست ها در نظر بگیرید. راجع به یکی از پایگاه های داده ای  که در بالا به آنها اشاره شد، فکر کنید، بانک اطلاعات از اطلاعات بیماران در مطب دکتر، چه لیست دیگری را از این مدل شامل می شود؟خوب، برای شروع، لیست مشتریان هست. بعد، لیست قرارهای گذاشته، لیست داروهای مصرف شده هر بیمار، لیست اطلاعات بیماران و غیره و غیره.

تمام این موارد برای هر بانک اطلاعات صدق می کند. از آسانترین تا پیچیده ترین بانک اطلاعات را شامل می شود، برای مثال، اگر بخواهید که دستورات شیرینی پزی را جمع آوری کنید. پس لیستی را از انواع شیرینی را در یک بانک اطلاعات جمع آوری می کنید، می دانید که چطوری باید آنها را بپزید و اینکه دستور آنها را به چه کسانی از دوستانتان پیشنهاد داده اید. این تنها یکی از پایگاه های داده قابل تصور است، که این بانک اطلاعات دارای دو لیست، دوستانتان و لیست دستور شیرینجات شما است.

اما اگر، یک شیرینی پز ماهر باشید، لیست های بیشتری را باید از همه موارد داشته باشید: لیست مشتریان، لیست محصولات فروش رفته، لیست قیمت ها، لیست سفارشات و حتی لیست های دیگر...