Access به عنوان يكي از اين نرم افزارها, اطلاعات را به صورت جداولي شامل سطرها و ستونها مانند آن چه در كار برگهاي Excel ديده ايد، سازماندهي مي كند. بسته به موضوعي كه بانك اطلاعاتي براي آن طراحي مي شود، ممكن است بانك اطلاعاتي شامل يك يا چند جدول باشد. براي مثال شما براي نگهداري اطلاعات تماس دوستان خود فقط نياز به يك جدول در بانك اطلاعاتي داريد كه درآن نام ، نام خانوادگي، آدرس و شماره تلفن دوستانتان را نگهداري كنيد ولي اگر همين اطلاعات به عنوان مشخصات دانش آموزان در بانك اطلاعاتي يك مدرسه ، ذخيره شود، نيازبه داشتن جداول ديگري نظير جدول اطلاعات نمرات هر دانش آموز و جدول ثبت مشخصات دروس اخذ شده نيز مي باشد.
عمليات روي بانك اطلاعاتي
با كمك Microsoft Access 2007 مي توان عمليات زير را روي دادههاي موجود در بانك اطلاعاتي انجام داد :
• اضافه كردن دادهي جديد به بانك اطلاعاتي
مثل اضافه كردن مشخصات يك دانش آموز جديد به جدول مشخصات دانش آموزان
• ويرايشدادههاي موجود در بانك اطلاعاتي
مثل تغيير يك شماره تلفن در جدول مشخصات دانش آموزان
• حذف اطلاعات
مثل حذف اطلاعات دانش آموزي كه مدرسه خود را عوض كرده يا دانش آموزي كه ترك تحصيل كرده
است.
• سازماندهي و نمايشدادهها به روشهاي متفاوت
مثل استفاده از فرمها، نمودارها و ....... براي نمايش تمام يا بخشي از اطلاعات
• به اشتراك گذاشتن دادهها با ديگران, از طريق گزارشها، پيغامهاي ايميل، اينترانت يا اينترنت
مثل مواقعي كه يك سازمان نياز به ارسال اطلاعات به زير مجموعههاي خود درساير شهرستانها دارد ,اين
كار مي تواند از طريق ارسال ايميل يا چاپ گزارش و ارسال آن انجام شود.