بانک اطلاعات در Access 2010 دارای 4 کاربری است: جداول، نمودارها و گزارشات. این موضوعات به شما این امکان را می دهد که داده ها را وارد ، ذخیره و تحلیل کنید و داده ها را هرآنطور که می خواهید ، مدیریت کنید.
کاربری های Access
جداول
بانک اطلاعات مجموعه ای از اطلاعات سازمان داده شده در لیست های مربوط است و در تمام جداول ذخیره می شوند که جداول در قالب هر بانک اطلاعاتی است.
همانطور که می دانید جدول داری ستون های عمودی و ردیف های افقی است.
در Access ردیف ها و ستون ها به عنوان Filds &records نامگذاری شده اند. یک فیلد فقط یک ستون را شامل نمی شود: این بوسیله ی سازمان دهی اطلاعات و تایپ کردن داده در آن مشخص می شود. هر بخش از اطلاعات در یک فیلد از همان نوع اطلاعات وارد می شود و هم دارای یک موضوعیت هستند. برای مثال، هر موضوع وارد شده در Field رامی توان با وارد کردن مشخصات و یا محل ادرس، و یا اطلاعات دیگر پر کرد.
{rsmembership category="1"}
با این حال، یک Record فقط شامل یک ردیف نمی شود. بلکه این واحد اطلاعاتی است. هر سلول Cell در یک ردیف بخشی از ستون های رکورد ،وارد شده است.
توجه کنید که چگونه هر Record از ستون های وارد شده تشکیل شده است.
جداول برای ذخیره اطلاعات مربوط با هم خیلی مناسب هستند بگویید که من صاحب یک شیرینی پزی هستم و یک بانک اطلاعات در اختیار دارم که در آن جداولی با رکورد مشتریانم و اطلاعاتی مثل شماره تلفن آنها و آدرس خانه و آدرس ایمیل آنها را در این بانک اطلاعات ذخیره کرده ام. از آنجا که این بخش از اطلاعات همه جزئیاتی مربوط به مشتریان شما است، باید همه آنها را در جداولی مربوط به مشتریان وارد کنید، هر مشتری باید یک رکورد خاص داشته باشد و اطلاعات مربوط به او درجدول مشتریان ذخیره شود و اطلاعات مربوط در آن بخش وارد شود. اگر بخواهید اطلاعات بیشتری را وارد کنید مثل تاریخ تولد آنها اگر بخواهید می توانید بخش جدیدی را به ان جدول اضافه کنید.
فرم ها، نمودارها و گزارشات
اگرچه جداول همه داده ها را ذخیره می کند، اما فرم ها، نمودارها و گزارشات هم روش های دیگر کار با آنها را به شما پیشنهاد می دهند. هر کدام از این نمودارها، با رکوردهای ذخیره شده در جداول بانک اطلاعات های شما، برخورد می کنند.
فرم ها
فرم ها، برای وارد کردن، اصلاح کردن و مشاهده ی رکوردها هستند. با این فرم ها در موقعیت های مختلفی که نیاز به واردکردن اطلاعات شما، مثل رفتن به مطب دکتر و یا درخواست دادن برای شغل ، و یا حتی ثبت نام در مدرسه مواجه می شوید. دلیلی که از فرم ها استفاده می شود اغلب بخاطر راحت بودن برای وارد کردن اطلاعت است. وقتی اطلاعاتی را در فرمی در Access وارد می کنید، داده ها دقیقا همانجایی وارد می شود که طراح فرم آنها را مشخص کرده است، که شاید در چندین جدول مربوط به هم آن اطلاعات وارد شده است.
فرم ها، وارد کردن اطلاعات را راحت می کند. شاید کارکردن با جداول کمی گیج کننده باشد و حتی اگر جداول مربوط هم باشد، مجبور هستید که مجموعه داده ها را یکجا وارد کنید. اگرچه، با فرم ها می توانید داده ها را در چندین جدول جداگانه وارد کنید و یا اینکه همه آنها را در یک جدول وارد کنید. با تمام اینها، فرم کمک می کند تا داده را به بهترین نحو سازمان دهی کنید، که برای یک بانک اطلاعات دقیق و قدرتمند اینها ضرورت دارد.
پرس و جو
پرس و جو، بهترین روش برای جستجو کردن و کامل کردن یک یا چندین جدول است. راه اندازی یک نمودار مثل پرسیدن سوالات جزئی از بانک اطلاعات است.
وقتی پرس و جو ای را در Access ایجاد کردید، سپس شرایط جستجو را تعریف کنید ، تا بتوانید داده ای را که می خواهید دقیقا پیدا کنید.
پرس و جو یکی از قدرتمند ترین و ساده ترین روش جستجو در میان جداول است. درحالیکه یک جستجو می تواند به شما کمک کند تا نام مشتریان را پیدا کنید، می توانید یک پرس و جو ایجاد کنید تا نام تلفن از همه مشتریان را که در هفته اخیر خرید کرده اند را پیدا کنید. یک پرس و جو خوب تنظیم شده می تواند اطلاعات داده را که ممکن نیست با گشتن در جدول پیدا کنید را بیابید.
گزارشات
گزارشات ممکن است به شما این توانایی را بدهد که بتوانید داده های خود را در غالب پرینت ارائه دهید. اگر حتی یک پرینت از یک برنامه کلاسی را دریافت کنید و یا یک رسید خرید دریافت کنید، پس گزارشی از بانک اطلاعت را دریافت کردید. گزارشات در اینجا خیلی مفید هستند، چون آنها به شما این امکان را می دهند که مطالب بانک اطلاعات خود را در غالبی کاملا خوانا و قابل خواندن ارائه دهید. حتی می توانید یک گزارش ترتیب دهید که از نظر بصری هم خوش جلوه باشد.Access به شما این امکان را می دهد که بتوانید گزارشی را در غالب جدول و یا نمودار ارائه دهید.
ادغامی از چند فرمت با هم
حتی اگر یک ایده خوب هم دارید بنظر سخت میشود از این فرمت ها با هم استفاده کنید، در اصل سخت می توان متوجه شد که آیا همه آنها با هم کار می کنند. این مورد به شما کمک می کند که چطور هر قسمت از یک داده از نمودار و فرم و یا گزارش که در یک بانک اطلاعات ذخیره شده است با همان داده قابل اجرا هستند.
فرم ها به شما کمک می کند که هم داده را به جدول اضافه کنید و اطلاعاتی را که قبلا وارد شده است را مشاهده کنید. گزارش ارائه شده از داده های جداول و همچنین از نمودارها که هم برای جستجو و تحلیل دادها در همان جداول مشابه ارائه شده است.
این روابط شاید پیچیده به نظر برسد، اما در حقیقیت اینها با هم هماهنگ و خیلی طبیعی کار می کنند که اغلب شاید هم چندان این مورد زیاد جلوه نکند.
زمانی را به یاد آورید که در کتابخانه بدنبال کتاب مورد نظر خود هستید. وقتی در حال جستجو هستید، شاید درخواست خود را در غالب فرم هایی و پرس و جوای وارد کرده اید. وقتیکه قسمت پرکردن پرس و جو و جداول بانک اطلاعات با مورد جستجوی شما هماهنگ باشد، گزارش از اطلاعات از پرس و جو شما و جداول مربوط ترسیم می شود، در این مورد، یک لیستی از کتابهای مربوط با جستجوی شما ارائه میدهد. باید ارتباطی میان این موضوعات را ارائه دهید:
فرض کنید، بجای اینکه از این وسیله ها استفاده کنید، باید در جداولی بزرگ که نام تمام کتاب ها را دارد، جستجو کنید. رکوردهای مربوط در میان جداول منتشر شده است: جدولی از عنوان های کتاب ها و توضیحات آنها، جداولی مربوط به موجود بودن کتاب در کتابخانه و یا خارج شدن آن از کتابخانه، و جدولی از تمام بخش های کتابخانه، که فقط در نام شاید کم به نظر برسند.
شاید حداقل باید سه جدول را بگردید تا کتاب مورد نظر را پیدا کنید، جای ان را بیابید و ببینید که آیا آن کتاب در کتابخانه موجود باشد: می توان تصور کرد که چقدر گشتن و یافتن کتاب مورد نظر سخت است. اگر مراقب نباشید، شاید ممکن است فایلی را تصادفی حذف کنید و یا اطلاعاتی را اشتباها تغییر دهید. خواهید دید که این بانک اطلاعات چقدر آسان و قابل مدیریت است.
در درس شماره یک، ما به مفهوم بانک اطلاعات مربوط پرداختیم، که با بانک اطلاعات ای است که می توان متوجه شد که چطور مجموعه های داده ها با یکدیگر مربوط هستند. موقعیت هایی مثل مثالی که در بالا به آن اشاره شد درست بخاطر این است که کاربران استفاده از آن را مفید می دانند. بدون یک بانک اطلاعات مربوط، پس یک کار ساده را چه باید گفت-دنبال یک کتاب بودن و اینکه آیا آن کتاب را از کتابخانه خارج کرده اند و اینکه در کجای کتابخانه این کتاب نگهداری می شود- اما واقعا خیلی پیچیده و زمان بر است.
اما دانستن اینکه چطور از این فرمت ها استفاده کنید می تواند استفاده از آن را برای شما بسیار آسان سازد.
{else}
برای دسترسی به ادامه مطلب می بایستی در وب سایت اشتراک داشته باشید
{/rsmembership}