در این درس از آموزش اکسل به اصول جابجایی بین كاربرگها، تغییر نام كاربرگها، تقسیم كردن صفحه (Split)، اصول حفاظت از كاربرگها، مخفی كردن سطرها ستونها و كاربرگها، کار با فرمولها و عملگرها، آدرس سلول ها، عملگرها،  توابع و انجام محاسبات وکپی كردن فرمول ها می پردازیم

شناسایی اصول جابجایی بین كاربرگها

پس از اجرای برنامه اکسل مشاهده می كنید كه یكی از Sheet ها فعال است ( در Workbook جدید، Sheet اول فعال است ) اما ممكن است هدف شما  Sheet دیگری باشد. پس لازم است آن را فعال كنید. با كلیك روی زبانه هر Sheet میتوان آن را فعال كرد. از آنجا در كار با تعداد زیادی Sheet مرتباً به فعال كردن Sheet های مختلف نیاز دارید، بهتر است از كلیدهای میانبر صفحه كلید استفاده كنید:

Sheet بعدی : Ctrl + Page Down
Sheet قبلی : Ctrl + Page Up

شناسایی اصول تغییر نام كاربرگها

برگه های هر Workbook به طور پیش فرض به صورت   Sheet1 ، Sheet2 ، ...  نامگذاری شده اند. در صورت تمایل، می توانید نام آنها را تغییر دهید. به این ترتیب كه روی نام فعلی دابل كلیك كنید تا در حالت تغییر نام (دارای زمینه سیاه) قرار گیرد سپس نام جدید را وارد كرده و كلید Enter را فشار دهید .

 {rsmembership category="1"}

تقسیم كردن صفحه  (Split)

هنگامی كه با جدولهای بزرگ كار می كنید، گاهی اوقات لازم است محتویات سلولهایی را كه در یك صفحه نیستند، همزمان مشاهده كنید مثلاً سلول 1 A و سلول 55 Z در چنین مواردی از قابلیت Split  ( تقسیم كردن )  صفحه  استفاده می شود. برای تقسیم كردن صفحه، در تب View گروه Window روی دكمه Split كلیك كنید با كلیك روی این دكمه، نمای Sheet به چهار قسمت تقسیم می شود هر یك از قسمتهای ایجاد شده، میتوانند دربرگیرنده تعدادی از سلولها باشند. در مثال فوق، می توان یكی از قسمتها را به نمایش سلول 1 A و یك قسمت دیگر را به نمایش سلول 55 Z اختصاص داد كه برای این منظور از نوارهای پیمایش صفحه استفاده می كنیم.

از بین بردن تقسیمات صفحه

برای از بین بردن تقسیمات ایجاد شده توسط دستور Split كافیست در محل تقاطع دیواره های جداكننده هنگامیكه اشاره گر ماوس به شكل  

دیده می شود، دابل كلیك كنید.

شناسایی اصول حفاظت از كاربرگها

برای حفاظت از کاربرگ ها  و داده های آن، می توان از رمز عبور استفاده كرد. قرار دادن رمز برای یك كاربرگ به این معناست كه هر كس قصد دسترسی به اطلاعات کاربرگ ها را داشته باشد، باید هنگام باز كردن فایل، رمز عبور را وارد كند و اگر رمز عبور را نداند نمی تواند فایل را باز كند.

برای تنظیم رمز برای یك کاربرگ مراحل زیر را طی كنید:

-    کاربرگ را باز کنید .

-    از منوی Office گزینه Save As را انتخاب كنید تا كادر آن باز شود نام کاربرگ در كادر File Name دیده میشود.

-    روی دكمه Tools كلیك كنید.

-    از منوی باز شده، گزینه General Options را انتخاب كنید

-    كادر General Options برای تعریف رمز باز می شود در این كادر میتوانید دو نوع رمز تعریف كنید:

•    رمز باز كردن کاربرگ : كاربرانی كه این رمز را در اختیار داشته باشند، فقط قادر به باز كردن کاربرگ و مشاهده اطلاعات موجود در آن خواهند بود.
•    رمز تغییر دادن کاربرگ : كاربرانی كه این رمز را در اختیار داشته باشند، علاوه بر باز كردن کاربرگ می توانند را در آن تغییرات اعمال كنند.

-    پس از وارد كردن رمز در كادرهای فوق، هنگامی كه آن را با دكمه OK تایید میكنید، كادر Confirm Password برای دریافت مجدد رمز تعریف شده، باز می شود.

-    مجدداً رمز را وارد كرده و روی دكمه OK كلیك كنید.
هنگامی كه از طریق كادر Open اقدام به باز كردن فایل می كنید كادر زیر باز شده  و رمز عبور را می پرسد. در صورتی كه رمز درست وارد شود، فایل باز می شود.

شناسایی اصول مخفی كردن سطرها، ستونها و كاربرگها

در برنامه Excel به راحتی می توانید سطرها، ستونها و یا كاربرگ های موردنظر را مخفی كرده و مجدداً آشكار كنید.

مخفی كردن سطر
برای مخفی كردن سطر ابتدا آن را انتخاب كنید (می توانید چند سطر را انتخاب كرده و همزمان مخفی كنید) سپس در تب Home گروه Cells روی دكمه Format كلیك كنید تا منوی آن باز شود.

از گزینه Hide & Unhide گزینه Hide Rows را انتخاب كنید. سطر یا سطرهای انتخاب شده مخفی می شوند. برای آشكار كردن مجدد، دو سطر مجاور سطر(سطرهای) مخفی شده را انتخاب كرده و از زیرمجموعه Hide & Unhide گزینه Unhide Rows را انتخاب كنید.

مخفی كردن ستون

برای مخفی كردن ستون نیز مانند سطر ابتدا آن را انتخاب كنید  (یك یا چند ستون). سپس در تب Home گروه Cells روی دكمه Format كلیك كرده و از گزینه  های Hide & Unhide گزینه Hide Columns را انتخاب كنید ستون یا ستونهای انتخاب شده مخفی می شوند. برای آشكار كردن مجدد، دو ستون مجاور ستون (ستوهای) مخفی شده را انتخاب كرده و از گزینه های Hide & Unhide  گزینه Columns Unhide را انتخاب كنید .

شناسایی اصول كار با فرمولها و عملگرها

اجزاء تشكیل دهنده فرمول
فرمول ها اغلب از عملگرهای ریاضی، اعداد و یا آدرس سلولها تشكیل می شوند. برای وارد كردن فرمول در سلول، ابتدا كاراكتر مساوی ( = ) را تایپ كرده و سپس فرمول را طبق قواعد تعیین شده، وارد می كنیم اکسل فرمول وارد شده را محاسبه كرده و نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد. هر فرمول ممكن است دارای اجزاء زیر باشد:

1-    مقادیر ثابت
2-    آدرس سلول ها
3-    عملگرها
4-    توابع

مقادیر ثابت
مقادیر ثابت، همانطور كه از نام آنها پیداست، ثابت بوده و تغییر نمی كنند. این مقادیر ممكن است عدد یا متن باشند. در فرمول نویسی، مقادیر ثابت متنی را بین دو علامت “ قرار می دهیم.

آدرس سلول ها
هنگامی كه از آدرس سلول ها در فرمول نویسی استفاده می شود، در حقیقت با مقادیر متغیر كار می كنیم. یعنی با سلولی كه اكنون دارای یك مقدار بوده و در شرایط خاصی ممكن است مقدار آن را تغییر دهیم. این تغییر، بلافاصله بر نتیجه محاسبه فرمول تأثیر می گذارد.

عملگرها
عملگرها مهم ترین اجزاء یك فرمول محسوب می شوند چون عملیات محاسبه ای و مقایسه ای را از طریق آنها انجام می دهیم. عملگرها معمولاً به چهارگروه تقسیم می شوند:

-    عملگرهای محاسباتی (ریاضی)
از این عملگرها، در محاسبات عددی استفاده میشوند.

كاربرد	عملگر
جمع	+
تفریق	-
ضرب	*
تقسیم	/
درصد	%
توان	^

-    عملگرهای مقایسه ای (رابطه ای)
از عملگرهای مقایسه ای، برای مقایسه مقادیر استفاده می شود نتیجه این مقایسه ممكن است مثبت (درست) و یا منفی (نادرست) باشد. بر مبنای نتیجه این مقایسه، می توان دستوراتی جهت تصمیم گیری صادر كرد.

كاربرد	عملگر
مساوی	=
بزرگتر	<
بزرگتر یا مساوی	=<
كوچكتر	>
كوچكتر یا مساوی	=>
نامساوی	<>

-    عملگر رشته ای (متنی)
از عملگر &، برای اتصال (الحاق) داده های متنی استفاده می شود.
این فرمول دارای دو مقدار متغیر ( آدرس سلولهای  A1  و  A2)  و یك مقدار ثابت ( 2007 ) است. محتوای سلول  A3 برابر با Microsoft Excel خواهد شد.
به نحوه اتصال كلمات دقت كنید. برای اتصال با فاصله، از آنجا كه كلمات Microsoft و Excel فاقد كاراكتر فاصله هستند، بهتر است كاراكتر فاصله را به صورت زیر به فرمول اضافه كنیم:

A1&” ”&A2&” 2007”

با این تغییر، محتوای سلول A3 برابر است با: Microsoft Excel 2007
در مثال فوق، اگر محتوای سلول A2 را به كلمه Word تبدیل كنیم، نتیجه فرمول خودبخود تغییر می كند و محتوای سلول A3 برابر خواهد بود با: Microsoft Excel 2007

عملگرهای آدرس
برای تعیین محدوده آدرس از دو عملگر : و ; استفاده میشود.

نتیجه	مثال	كاربرد	عملگر
سلول های A1 و  A5	A1:A5	معرفی محدوده متوالی سلول ها	:
سلول های  A1 وA5 وA8	A1;A5;A8	معرفی محدوده نامتوالی سلول ها	;

توابع

توابع، فرمول های از پیش تهیه شده ای هستند كه Excel برای سهولت در فرمول نویسی ارائه می دهد. هر تابع ممكن است از صفر تا چند ورودی داشته باشد. ورودی تابع را آرگومان می نامیم. تابع پس از دریافت آرگومان های لازم، محاسبات تعریف شده را انجام داده و یك نتیجه را بعنوان خروجی در سلول مقصد قرار می دهد.
در این فرمول، تابع SUM مقادیر سلولهای A1 تا A10 را جمع كرده و نتیجه را در سلول  A11 نشان می دهد. تغییر هر یك از اعداد سلول های A1 تا A10 سبب تغییر مجموع آنها (در سلول A11 ) خواهد شد.

اولویت انجام محاسبات

در هر فرمول، ممكن است از تعدادی عملگر و تابع استفاده كنید. محاسبات همیشه از چپ به راست انجام می شوند. اما در این مسیر، برخی از عملگرها دارای اولویت بالاتری بوده و زودتر اجرا می شوند. رعایت اولویت اجرای عملگرها در فرمول نویسی از اهمیت زیادی برخوردار است. به مثال زیر توجه كنید:

اولویت	عملگر	كاربرد
1	( )	پرانتز
2	%	درصد
3	^	توان
4	* و /	ضرب و تقسیم
5	+ و -	جمع و تفریق
6	&	الحاق متن

در حقیقت از آنجا كه اولویت عملگر * از اولویت عملگر + بالاتر است، ابتدا عمل ضرب و سپس عمل جمع انجام خواهد شد. پس پاسخ فرمول عدد 35 خواهد بود. در چنین مواردی چنانچه هدف از این فرمول پاسخ 45 باشد، از اولویت بالای پرانتز استفاده كرده و عملیات + را درون پرانتز قرار می دهیم تا زودتر انجام شود:

(5+10)*3

در فرم جدید فرمول، عملیات داخل پرانتز از اولویت بالاتری برخوردار است و پیش از عمل ضرب انجام می شود. پس نتیجه محاسبه عدد 45 خواهد شد.

كپی كردن فرمول

فاكتور زیر را درنظر بگیرید. در این فاكتور، “قیمت كل” برابر است با “تعداد“ × ”  فی”. پس فرمول سلول E2 را به این صورت وارد می كنیم:

برای سهولت در تكمیل ستون E می توان پس از وارد كردن فرمول در سلول E2 ازقابلیت   AutoFill استفاده كرده و فرمول را در سلول های E3 تا E6 كپی كرد.

برای مشخص تر شدن تفاوت آدرس نسبی و آدرس مطلق در كپی كردن فرمول ها، این بار فرمول “قیمت كل” را با استفاده از آدرس مطلق وارد می كنیم. همانطور كه قبلاً نیز اشاره شد، آدرس مطلق سلول C2 به شكل $C$2  است:

در این حالت، اگر با دستگیره AutoFill فرمول را در سلول های پایین تر كپی كنیم، مشاهده می شود كه تمام فرمول ها به یك شكل (با آدرس مطلق) كپی شده اند و بر مبنای “تعداد” و “فی” در ردیف 1 محاسبه می شوند چون در فرمول تاكید شده كه مطلقاً از سلولهای C2 و D2  استفاده شود .

 
با استفاده از روشهای كپی كردن محتویات سلول می توان فرمول ها را در سلولهای مختلف كپی كرد. در  كپی كردن فرمولها، به نسبی و مطلق بودن آدرس های بكار رفته دقت كنید. در غیر این صورت ممكن است نتیجه مطلوب حاصل نشود.
با فشار مجدد كلید F4 می توان آدرس مطلق را به آدرس تركیبی تبدیل كرد.

{else}

برای دسترسی به ادامه مطلب می بایستی در وب سایت اشتراک داشته باشید

خرید اشتراک

{/rsmembership}