مایکروسافت آفیس اکسسس چیست؟

Access 2010 برنامه ی مدیریت و ایجاد بانک اطلاعات است. به منظور شناختن این برنامه، اول باید بانک اطلاعات را بشناسید.
در این درس، راجع به بانک اطلاعات و اینکه چطور از آن استفاده می شود، خواهید آموخت و با تفاوت های میان مدیریت داده در Microsoft excel وAccess را خواهید آموخت. در نهایت، هم به بقیه مباحث Access  در این درس خواهیم پرداخت.

بانک اطلاعات یعنی چه؟

بانک اطلاعات مجموعه از داده است، که روی سیستم شما ذخیره شده است. بانک اطلاعات به کاربران این امکان را می دهد که  اطلاعات را وارد کنند و داده ها را به سرعت و راحتی و بدست آوردند و تحلیل کنند. اینها وسیله های مفیدی هستند که هر زمان بتوان آنها را مشاهده و استفاده کرد. حتی زمانی که منشی دکتر هم اطلاعات مربوط به شما را در یک کامپیوتر وارد کرده است، و یا فایل های ذخیره شده کارکنان را روی سیستم و یا از طریق کامپیوتر موجود بودن کالایی را در بازار بررسی می کنید، اینجاست که از بانک اطلاعات استفاده کرده اید.

راحتترین روش برای شناختن بانک اطلاعات این است که این را بصورت مجموعه ای از لیست ها در نظر بگیرید. راجع به یکی از پایگاه های داده ای  که در بالا به آنها اشاره شد، فکر کنید، بانک اطلاعات از اطلاعات بیماران در مطب دکتر، چه لیست دیگری را از این مدل شامل می شود؟خوب، برای شروع، لیست مشتریان هست. بعد، لیست قرارهای گذاشته، لیست داروهای مصرف شده هر بیمار، لیست اطلاعات بیماران و غیره و غیره.

تمام این موارد برای هر بانک اطلاعات صدق می کند. از آسانترین تا پیچیده ترین بانک اطلاعات را شامل می شود، برای مثال، اگر بخواهید که دستورات شیرینی پزی را جمع آوری کنید. پس لیستی را از انواع شیرینی را در یک بانک اطلاعات جمع آوری می کنید، می دانید که چطوری باید آنها را بپزید و اینکه دستور آنها را به چه کسانی از دوستانتان پیشنهاد داده اید. این تنها یکی از پایگاه های داده قابل تصور است، که این بانک اطلاعات دارای دو لیست، دوستانتان و لیست دستور شیرینجات شما است.

اما اگر، یک شیرینی پز ماهر باشید، لیست های بیشتری را باید از همه موارد داشته باشید: لیست مشتریان، لیست محصولات فروش رفته، لیست قیمت ها، لیست سفارشات و حتی لیست های دیگر...

اما در برنامه Access این موارد کمی پیچیده تر از آن چه است که روی کاغذ آورده اید.Access لیست اطلاعات درون جداول ذخیره می شود، که حتی به شما امکان را می دهد که اطلاعات خیلی جزئی تر را هم ذخیره کنید، در جدول زیر لیست افرادی ارائه شده که بانک اطلاعات یک شیرینی پز آماتور است، که حتی قابلیت اضافه کردن دیگر اطلاعات مربوط به دوستان این شیرینی پز را دارد.

اگر با برنامه های دیگر آفیس آشنایی داشته باشید. این مبحث ها به شما امکان یادگیری بیشتر مطالب Excel را می دهد که داده ها را به همین روش مشابه سازمان دهی کنید در حقیقت قادر خواهید بود که جداول مشابه را در برنامه Excel ایجاد کنید.

چرا از بانک اطلاعات استفاده می کنید؟

یک بانک اطلاعات ضرورتا مجموعه ای از لیست های ذخیره شده در جداول میباشد و می توانید جداول را در Excel ایجاد کنید، اما چرا واقعا نیاز به ایجاد بانک اطلاعات دارید؟ درحالیکهExcel  خیلی در ذخیره سازی و سازمان دهی اعداد وسیعتر عمل می کند. اما در Access در رابطه با موارد غیرعددی مثل اسامی و توضیحات هم ، قوی عمل می کند. داده های غیرعددی نقش بزرگتری در بانک اطلاعات بازی می کند، و مهم ترتیب و تحلیل آن است.
چیزی که در حقیقت بانک اطلاعات را جدا از هر برنامه جمع آوری داده می کند، همان ارتباط دار بودن آنهاست. یک بانک اطلاعات مربوط می تواند بفهمد که چه رابطه ای میان لیست ها و موضوعات آنها است. برای کشف این ایده ، بگذارید یک بانک اطلاعات ساده را مثال بزنیم که  دو لیست دارد: نامهای دوستانتان و نوع شیرینی هایی که می شناسید و می خواهید آنها را بپزید. می خواهید یک لیست سوم هم از شیرینی هایی که تابحال پخته اید، ایجاد کنید و اینکه برای چه کسانی آنها را پخته اید. ازآنجا که فقط شما پزنده این شیرینی ها هستید، می دانید که آنها را برای که می پزید و اینکه انها چه کسانی هم هستند، این لیست جدید تمام اطلاعات را از لیست شما که قبلا ایجاد کردید هم ، به لیست جدید انتقال می دهد.

ببینید که چطور لیست سوم از کلمات لیست اول و دوم استفاده کرده است؟ یک بانک اطلاعات این توانایی درک کلمات مثل Dad،Oatmeal و شیرینی Batches را که کلمات مشابه هستند با لیست اول و دوم می شناسد. این رابطه به نظر مشخص می رسد و یک شخص میتواند آن را به روشی درست کند، که برنامه Excel با اینها سازگار نیست.

Excel می تواند تمام اینها را به عنوان بخش هایی غیرمرتبط و مجزا از هم تفکیک کند. در برنامهExcel، باید هر اطلاعات جزئی را از یک شخص و نوع شیرینی را هم مجددا وارد کرد، چون هیچ رابطه ای میان اطلاعات وارد شده وجود ندارد، به راحتی واردکردن بانک اطلاعات می تواند آنچه که فرد انجام می دهد را بشناسد، حتی اگر اطلاعات در چندین مقطع وارد شوند، حتی اگر کارهای پیچیده هم انجام شود، می تواند به راحتی همه از هم مجزا شوند و برای کاربر استفاده  را آسان سازد.

گذراندن تور آموزشی Access 2010

از این درس چه انتظاراتی داشته باشید

این درس به شما نخواهد آموخت که چطور یک بانک اطلاعات از یک تراشه بسازید. این برنامه برای افرادی ساخته شده است که قصد دارند یک بانک اطلاعات پیش ساخته را ایجاد کنند، دقیقا شبیه به یک محل کار. بخش اموزش با یک مقدمه ی کلی از Access آغاز می شود و با ساختار بانک اطلاعات Access آشنا شوید و بیاموزید که چگونه میتوانید در ویندوز های مختلف از آن استفاده نمائید. همانطور که دروس پیش می رود، خواهید آموخت که چطور اطلاعات را به روش های  مختلف وارد کنید. خواهید آموخت که چطور انها را با نمایش دادن، دسته بندی، بازیابی و تحلیل  کنید. بعد از آنکه آموختید چطور از بانک اطلاعات استفاده کنید، می توانید ابزار را توصیف کنید، که به شما امکان اصلاح کردن و ایجاد ساختار و ظواهر را می دهد.

در پایان این دوره، توانایی آن را خواهید داشت که به راحتی از یک بانک اطلاعات استفاده کیند. همچنین  ایده این توانایی را داشته باشید بتوانید آن را با توجه به نیازهای خودتان تغییر دهید.

آیا این دوره برای شما مناسب است؟

اگر شما توصیف ها و توضیحات را خوانده اید و دیدید که این دوره آموزشی متناسب با نیاز شما است، پس بهتر است به ادامه روند آموزش نگاهی بیاندازید. همانطور که توضیح داده شد، این بحث در اصل طراحی شده تا به افراد نحوه ی استفاده از بانک اطلاعات اموزش داده شود، اما هیچ فرقی نمی کند که هدف شما چه باشد، اما شما هدف این درس را خواهید فهمید.

اگر قصد دارید که سیستمی را بسازید تا بتوانید اطلاعات شخصی خود را، محافظت کنید، پس به دقت در نظر بگیرید که چطور تمام کارکردها به چه کار می آیند، در صورت لزوم به خدمت بگیرید، درحالیکه Access یک وسیله کاملا مناسب است، ایجاد کردن یک بانک اطلاعات جدید شاید سخت و زمان بر باشد. اگر از تمام پایگاه های داده مربوط  و اطلاعات آن نیازی ندارید می توانید اطلاعات خود را در برنامه Excel مدیریت کنید، اگر می خواهید این را انجام دهید و بانک اطلاعات خود را بسازید، پس درس ما را دنبال کنید.