ما میخواهیم قبل از پرداختن به نحوه ایجاد جدول شما را با دو مفهوم آشنا نماییم. cloumns به معنی ستونها و Rows به معنی ردیفها میباشد و همچنین ستونها عمودی قرار گرفته و ردیفها افقی قرار میگیرند.

در سربرگ Insert و در قسمت Tables با زدن گزینه Insert Tableشما میتوانید تعداد ستون و ردیفهای جدول خود را وارد نمایید و اگر مایل به طراحی دستی هستید گزینه را کلیک کنید و بعد با درگ به ترسیم بپردازید. گزینه آخر هم به شما اجازه میدهد که جدولی را از Excel وارد کنید.

استفاده از موشواره و صفحه کلید در ایجاد جداول

در حین کار میتوانید از کلید Tab برای جابجایی در ردیفها استفاده کرد و در آخرین سلول جدول با زدن این کلید میتوانید ردیف دیگری ایجاد نمایید و با فشردن همزمان کلیدهای Shift و Tab به یک سلول عقب برگردید. اما راحتترین شیوه برای حرکت در سلولها استفاده از کلیدهای جهت نما بر روی صفحه کلید است.

ما در این قسمت قصد داریم تا شما را با نحوه کار با تصاویر در Power point آشنا نماییم تا در ایجاد یک فایل ارائه بتوانید بخوبی با این قسمت کار کنید. از آنجایی که استفاده از تصاویر در یک فایل ارائه تا حدودی یک الزام به حساب میآید ما هرگونه نگرانی شما را برطرف خواهیم نمود و به شما آموزش خواهیم داد تا چگونه بتوانید بصورت کامال حرفهای تصاویر را در کار خود داشته باشید.

قبل از شروع این نکته بسیار مهم در مورد کار با تصاویر را بیان میداریم که شما میبایست برای داشتن یک کار حرفهای و ایجاد فایلهای خالقانه و زیبا حتما معلومات خود را در مورد فرمتهای گرافیکی و بخصوص فرمتهای تصاویر و کاربرد هرکدام از آنها را در امور گرافیکی باال برده و دیگر اینکه حداقل آشنایی متوسط را با نرم افزار قدرتمند Photoshop را کسب نمایید تا ببینید که دیگر چگونه میتوانید به راحتی و به زیبایی هرچه تمام یک فایل ارائه بسیار مخاطب گرا را ایجاد نمایید. برای وارد کردن تصویر به اسلاید در سربرگ Insert در بخشImage روی گزینهPicture کلیک کنید و سپس تصویر مورد نظر خود را وارد نمایید.

همان طور که مشاهده میکنید تصویر با یک سربرگ جدید با عنوان Format ظاهر میشود اولین موردی که به چشم میآید گیرههای اطراف تصویر است که شما به کمک آنها میتوانید اندازه تصور خود را تغییر دهید و یا این که آن را بچرخانید. همچنین شما میتوانید در چرخاندن و تغییر سایز با استفاده از درگ، از دو کلید Shift و Alt استفاده نمایید.

در چرخاندن با فشردن و نگه داشتن کلید Shift چرخش در جهات و زاویه معین و در تغییر اندازه با فشردن و پایین نگه داشتن همزمان Shift+Alt تغییر اندازه متناسب با طول و عرض تصویر صورت میگیرد.

در بخش Picture Style شما میتوانید قاب، شکل و فرم خاصی را به تصویر بدهید. گزینه Picture Border رنگ و خط حاشیه قاب شما را تنظیم و Picture Effects نوع جلوه ها را برای شما مشخص میکند تا بتوانید به شکل دهی و فرم خاص خود برسید که این بخش پرکاربردترین بخش تنظیمات تصویر برای کاربران Power Point  است و گزینه Picture Layout بیشتر مربوط به کاربرد تصویر در چارتها میباشد، از آنجایی که شما هنوز با درج چارتها و کار با آنها آشنا نیستید ما از تشریح این گزینه صرف نظر میکنیم.

بخش دیگر این سربرگ مربوط به رابطه تصویر و متن میباشد.

 به خاطر داشته باشید که نحوه کار با Smart Art ها و نحوه قرارگیری تصویر و اشکال در ارتباط با متن خود جزو مطالب مهم بوده که در ادامه در یک دید تخصصی به آن میپردازیم.

یکی از امکانات اختصاصی نرم افزارPower Point از مجموعه آفیس 2013 به بالا ابزار Photo lbum می باشد که به شما کمک میکند تا بتوانید یک آلبوم بسیار زیبا و هنری از تصاویر منتخب خود ایجاد نمایید و آن را برای مقاصدی از جمله آلبوم تصاویر خانگی، کاتالوگ محصوالت، تصاویر یک اردوی علمی و... بکار برید.

زمانی که شما در سربرگ Insert و در قسمت Image گزینه New Photo Album را از زیرمنوی آیکونPhoto Album انتخاب نمایید کادرPhoto Album برای ایجاد آلبوم باز میشود. ما در اینجا با استفاده از تصویر زیر قسمتهایی از این کادر را توضیح داده ایم:

به خاطر بسپارید که برای فعال شدن گزینه های Caption و Frame Shapeدر این کادر میبایست گزینهای غیر از گزینه Fit To Slide را از کادر گزینه Picture Layout انتخاب نمایید. بعد از آن که شما تنظیمات دلخواه خود را در این کادر به اتمام رساندید با کلیک بر روی گزینه Creat نرم افزار آلبوم را در یک فایل جدید باز مینماید که شما میتوانید تمامی تنظیمات؛ مانند: تم کار، قالب و افکت تصاویر، کادرهای متنی و تنظیمات مربوط به متون و... را دستکاری نموده و در آخر آلبوم خود را ذخیره نمایید. هربار که خواستید به تنظیمات این کادر دسترسی داشته باشید در سربرگ Insert  و در قسمت Image گزینه Edite Photo Album را از زیرمنوی آیکون Photo Album انتخاب نمایید.

ما تابحال شما را با اهمیت طراحی و قالب یک پاورپوینت آشنا نمودیم و گفتیم که یک کار ارائه میبایست دارای طراحی زیبا و مناسب باشد تا مخاطب را مجذوب خود نمایید. در این راه شما به اهمیت تصاویر در این مهم پی بردید و حال وقت آن رسیده است تا بتوانید به راحتی اشکال را نیز در کار خود وارد نمایید و ببینید که چگونه اینها در Power Point میتوانند یک ارائه فوق العاد را ایجاد نمایند؛ بخصوص در زمانی که Action Buttons به یک تبدیل میشوند. توضیحات را کنار گذاشته و به درج اشکال و نحوه کار با آنها میپردازیم و در مورد اشکال  Action Buttons در آینده صحبت میکنیم.

برای ترسیم اشکال هندسی میتوان از گزینه Shape  در سربرگ Insert  و از قسمت Illustration استفاده کرد. بعد از انتخاب شکل دلخواه خود با درگ موشواره به ترسیم میپردازیم و بعد از ترسیم با رها کردن کلید موشواره میتوانید با دستگیرههای اطراف شکل نیز این کار را انجام دهید و به اندازه دلخواه خود از شکل دست یابید.

 کار دستگیره های زرد رنگ که در بعضی از اشکال دیده میشه چیه؟

دستگیره های زرد رنگی که در ترسیم بعضی از اشکال دیده میشود به شما کمک میکند تا بتوانید فرم شکل را تغییر دهید؛ به عنوان مثال در ترسیم شکل یک ستاره بتوانید آن را الغرتر یا برعکس جلوه دهید.

1) Send Backward : شکل انتخابی یک پله نسبت به اشکال دیگر در سطح پایین تر قرار میگیرد

2)Send To Back : شکل انتخابی در پایینترین سطح قرار میگیرد.

ابزار بسیار مفید Select Pane که امکانات در ابزار  Bring Forward و Send Backward را نیز دارا می باشد پانل Selection را در برنامه ظاهر میکند که ما با استفاده از تصویر زیر آن را تشریح کرده ایم.

اکنون که شما کار با شکلها را در پاورپوینت فرا گرفته اید لازم دانستیم تا شما را با بعضی از شکلها که بسیار پرکاربرد و مفید هستند آشنا نماییم. شکلهای گروه Action Buttons را در آینده فرا خواهید گرفت؛ اما نخستین شکلی که در اینجا به آن میپردازیم به شما کمک میکند تا بتوانید به راحتی آبجکتها و شکلهای درون اسالید خود را به همدیگر متصل نمایید. شکلهای گروه Line (به غیر از سه شکل آخر) این عمل را برای شما انجام میدهند تا بتوانید به راحتی شکل ها را به یکدیگر متصل نموده و هر موقع که یکی را جابجا نمودید این اتصال خود بصورت خودکار با تغییر شکل برقرار بماند؛ پس برای ترسیم میتوانید به عنوان مثال شکل Line را انتخاب نمایید سپس

بر روی شکل نخست رفته و در جایی که نقاط سیاه رنگ ظاهر میگردد شروع و در ادامه به شکل دوم رفته و باز هم به همان شکل با کلیک بر روی نقاط سیاه رنگ اتصال را انجام دهید. به خاطر داشته باشید که با استفاده از ابزارArrow  در قسمت Shape Outline میتوانید خط را به یک پیکان تبدیل نمایید و جهتهای آن را تغییر دهید و همچنین با راست کلیک بر روی خط و استفاده از سه گزینه ابزار Connector Typeحالت خط را به راحتی تغییر دهید.

در نرم افزار پاورپوینت قسمت کار با شکلها بصورت گذرا به Shape Style ها پرداختیم و آموزش Word Art را بطور کلی به مبحثی جداگانه موکول کردیم. اکنون زمان آن رسیده است تا شما با مفاهیم، کاربردها و نحوه کار با این دو بخش آشنا گردید.

عبارت Fill محیط داخلی را دربر میگیرد و عبارت Outline پوسته یا خط خارجی را شامل میشود که هم در مورد اشکال و هم در مورد متون وجود دارد. مفهوم Effectsجلوه های هنری را میرساند که شما میتوانید با اعمال آنها بر روی تصاویر، شکلها، متون و هر مورد گرافیکی دیگر زیبایی خاصی را در آنها ایجاد نموده و جلب توجه نمایید.

منظور از Word Art ها کادرهای متنی است که متون آن دارای سه ویژگی ذکر شده بالا میباشند که تعدادی از آنها بصورت پیشفرض در برنامه جای داده شده است. پس هر متنی که سه ویژگی باال بصورت همزمان به آن تعلق بگیرد خود یک Word Art به حساب می آید.

منظور از Shape Style ها استایل هایی میباشد که بر روی شکلها اعمال میگردد که این استایل ها سه ویژگی Fillو Outlineو Effects را با هم بر روی شکلها ایجاد میکنند. پس هر شکلی که سه ویژگی نام برده شده را بصورت همزمان دارا باشد یک Shape Style  به آن تعلق گرفته است. در آخر به دو نکته توجه داشته باشید که، هر متنی در برنامه شامل تمامی موارد بالا می شود زیرا درون یک کادر متنی نیز قرار میگیرد که آن کادر نیز خود یک شکل به حساب می آید و شما می توانید تمامی موارد پیش فرض در Word Art و Shape Style را تغییر دهید تا دلخواه خود را به وجود آورید و آن را اختصاصی فرمایید.

Smartها چارت هایی هستند که شما میتوانید به کارتان بنا به هرگونه نیازی بیفزایید. همچنین قبل از شروع مبحث این مورد را به خاطر بسپارید که شما میتوانید با استفاده از Smartart زیباترین موارد انیمیشن را در برنامه ایجاد نمایید.

پس برای افزودن یک Smartart میبایست در سربرگ Insert در بخشIllustration  روی گزینه Smartart  کلیک کنید. اکنون شما میتوانید در کادر باز شده مورد دلخواه را برگزینید اما همان گونه که خواهید دید در سمت چپ کادر تقسیم بندیهایی وجود دارد که کار شما را در انتخاب راحت مینماید. این موارد اینگونه است:

1)List  : زمانی که شما مایل هستید تا خروجی کارتان را بصورت نمایان بیان کنید

2)Process : با استفاده از این اشکال میتوانید مراحل انجام یک کار را بصورت مرحله به مرحله بیان نمایید

برای افزودن یک نمودار در پاورپوینت می بایست در سربرگ Insert و در قسمت Illustration روی گزینهChart کلیک کنید و سپس نمودار دلخواه خود را انتخاب کنید. به عنوان مثال از نمودار میلهای برای نمایش دادهها در سپری شدن زمان و از نمودار دایرهای برای نمایش درصد استفاده میشود.

بعد از انتخاب نمودار مورد نظر شما وارد نرم افزار Excel میشوید که میتوانید عنوانها را تغییر داده و مقادیر خود را وارد نمایید (توجه داشته باشید که در سلول A1 چیزی درج نشود) و در پایان کار تنها لازم است تا با کلیک بر روی گزینه Exitدر سربرگ File نمودار را ایجاد نمایید.

 اکنون دو سربرگ برای شما ظاهر میشود که شما با سربرگFormat به طور کامل آشنا هستید اما در سربرگ Design در قسمت Type میتوانید با گزینه Change Chart Type به تعویض نمودار خود بپردازید.

در قسمت آموزش شکلها بحث در مورد Action Button پاورپوینت را به آینده موکول کردیم و قرار بر این شد تا در جایی دیگر بصورت اختصاصی آن را آموزش دهیم. اکنون ما در اینجا قصد داریم تا شما را با Hyperlinkها و Action Button ها آشنا نماییم. آنچه که در یک فایل ارائه از اهمیت بخصوصی برخوردار است تعامل بیشتر میباشد که شما بوسیله این دو مورد میتوانید این تعامل را افزایش دهید. حال اینکه چگونه این عمل صورت میگیرد در ادامه به آن میپردازیم؛ Hyperlink ها به شما این امکان را میدهند تا بتوانید ارجاع و پیوند را در کارتان قرار دهید تا هر زمان و در هرکجا که الزم دانستید از آنها استفاده نمایید.

به بیانی ساده تر زمانی برای شما پیش میآید که میخواهید در هنگام توضیح در مورد یک چیز به عنوان مثال یک رشته کوه همزمان تصاویری از آن را به نمایش درآورید؛ در اینجا است که شما با پیوند قرار دادن فایل تصاویر به متن توضیحی میتوانید با یک کلیک ساده آنها را به نمایش درآورید. پس به این صورت میتوانید کارهای دیگر نظیر اتصال سرفصلها به اسالیدهای توضیحی آنها، اتصال یک نوشته به یک آدرس اینترنتی و... را خیلی راحت و آسوده انجام دهید.

Action Button ها نیز عملکردی مشابه Hyperlinkها دارند با این تفاوت که در اینجا فقط این اشکال هستند که لینک و پیوند میخورند و این باعث آن است تا شما بتوانید آسانی کار و مشخص بودن را به کاربران خود هدیه دهید تا در هنگام کار به سادگی هرچه تمام و در یک نمای بسیار جذاب بتوانند کار شما را تماشا نمایند و تعامل راحتتر و بیشتری را با آن برقرار کنند.

ما تا کنون سعی نمودیم تا شما را با مبانی اولیه کار با نرم افزار پاورپوینت و نحوه اینکه چگونه یک فایل ارائه را بصورت ابتدایی ایجاد نمایید آشنا کنیم. اکنون زمان آن فرا رسیده است که شما بتوانید برای کار خود یک قالب را طراحی نموده و در آن قالب کار خود را انجام دهید تا از هم ریختگی که باعث دلزدگی مخاطبانتان میشود جلوگیری نمایید.

یکی از الزامات ایجاد فایل ارائه که مبتدیان بیشتر میبایست به آن توجه داشته باشند آن است؛ هرگز و هرگز از چندین قالببندی برای متنها و اسالیدهای خود استفاده نکنند و همچنین در مورد انیمیشن و حالتهای عبور که در آینده با آنها آشنا میشوید؛ تنها در صورتی از موارد متنوع استفاده کنید که واقعا حجم کار شما باال و بسیار پرمحتوا باشد زیرا زمانی که اطالعات شما در یک روند باشند تنوع طراحی شما تمرکز مخاطب را از بین برده و آن را از توجه کردن به مفاهیم شما دور میدارد. اما زمانی که هرکدام از اسالیدهای شما بتواند مطلب جدید و متغیری را برساند پس نیاز دارد تا طراحی تازهای را نیز با خود داشته باشد. بطور کلی منظور ما آن است که شما با توجه به مخاطب و مطالبتان سعی کنید در انتخاب قالب و دیگر موارد ذکر شده از تکرار و یکنواختی پرهیز و همچنین آن طرف داستان از تنوع بسیار شدید که باعث از بین رفتن تمرکز مخاطبانتان شود دوری نمایید.

اکنون قرار است تا ما در این مبحث آموزشی به سربرگ Design بپردازیم و شما را با مباحثی از قبیل چگونگی اعمال تم، ذخیره یک تم، چگونگی فراخوانی یک تم ذخیره شده و نحوه تغییر در تمها آشنا کنیم.

تا اینجای کار ما با ابزارهایی در برنامه کار کردیم که بسیاری از آنها را در Word نیز داشتیم و قبال با آنها کار کرده بودیم. اکنون در این دو مبحث پیشرو قصد داریم تا به دو سربرگ Transitions و Animations بپردازیم و شما را بطور کلی با فضای اختصاصی Power Point آشنا نماییم. درواقع کار با این دو سربرگ است که یک فایل ارائه را ایجاد مینمایید و آن را از یک سند Word متمایز میسازد. با توجه به آنچه که در مقدمه طراحی در Power Pointبیان نمودیم قصد داریم تا در این قسمت به شما آموزش دهیم تا چگونه حالتهای عبور را در بین اسالیدهای خود ایجاد نمایید و هرگونه تنظیمات الزم را چگونه انجام دهید.

قبل از پرداختن به آموزش سربرگ Transitionsتوجه داشته باشید که شما میتوانید با قرار گرفتن در نمای دیدی بهتر و کاربردی در خصوص حالتهای عبور و تنظیمات مربوط به آن از جمله زمان اسالیدها را داشته باشید. پس پیشنهاد ما به شما این است، در زمانی که میخواهید از سربرگ به هر دلیلی استفاده نمایید در نمای قرار بگیرید.

نخستین ابزار از سربرگ Transition ابزار Preview میباشد که به شما این امکان را میدهد تا بتوانید پیشنمایش کار خود را بدون فشردن کلید و در همان نمای ببینید و به رفع مشکالت بپردازید. بخاطر داشته باشید در زمانی که حالت عبوری را انتخاب ننموده باشید این ابزار غیرفعال است.

دراین قسمت آموزش پاورپوینت قصد داریم تا به یکی از پرکاربردترین سربرگ برنامه بپردازیم که به ما امکان قرار دادن انیمیشنها بر روی باکسها و گرافیکهای وارده در اسالید را میدهد. سربرگی که قصد پرداختن به آن را داریم Animation نام دارد. طبق روال کاری قصد داریم تا قبل از شروع شما را با مفاهیمی که الزم است تا در ابتدا با آن آشنا شوید را آموزش دهیم.

برای قرار دادن انیمیشن بر روی هر چیز در اسلاید شما سه زمان و یک حالت را باید مورد توجه قرار دهید که زمان ظاهر شدن، ماندن و محو شدن میباشد و حالتی که توجه به آن میشود در مورد مسیر میباشد که برای مثال یک شکل از کجا ظاهر و به کجا برود. با همین مقدار توضیح به کار می پردازیم.

نخستین ابزار از این سربرگ که پیشنهاد میکنیم ابتدا از آن استفاده نمایید Animation Pane میباشد که پانل Animation  را برای شما آشکار میسازد. در این پانل شما میتوانید نحوه اجرای انیمیشنها را مشاهده و ترتیب چینش و نمایش آنها را تغییر دهید.

 ما در این قسمت از آموزش ماکروسافت آفیس پاورپوینت قصد داریم تعدادی از ترفندهای فوق العاده در خصوص حالتهای عبور و انیمیشن ها را آموزش دهیم تا شما بتوانید به راحتی با این دو قسمت مهم نرم افزار کار نمایید و زیباترین ارائه را بصورت حرفه ای از آن خود نمایید.

نخست برای زمانی است که شما قصد آن را دارید تا برای اسالیدهای خود حالت عبور تعیین نمایید و بخواهید تا یک اسالیدشو خودکار را داشته باشید اما مشکلی که تمامی کاربران با آن مواجه هستند؛ آن است که، چه مقدار زمانی را برای اسالید خود در نظر بگیرند تا برنامه به اسالید بعدی برود؟ خوب شما میتوانید به راحتی با استفاده از ابزارهای کاربردی برنامه به تعیین دقیقترین زمان مورد نیاز بپردازید.

برای انجام این کار ابتدا اگر مایل بودید در نمای Slide Store قرار گرفته و سپس در سربرگ Slide Show ابزار Rehears Timings  را انتخاب نمایید. اکنون شما در حالت اجرا قرار میگیرید که کادر Recording با ابزارهای آن برای تعیین زمان اسالیدها از سوی شما، در اختیارتان قرار میگیرد. ما با استفاده از تصویر زیر به تشریح آن پرداخته ایم:

ما در این قسمت از آموزش پاورپوینت میخواهیم تا به شما چگونگی اجرای یک ارائه و نحوه کار در زمان ارائه را آموزش دهیم. قبل از آموزش این نکته بسیار مهم را میبایست در نظر بگیرید که برای داشتن یک ارائه خوب شما میبایست دیگر مواردی که در مباحث آینده به آن میپردازیم را حتما عمل نمایید تا در هنگام ارائه دچار مشکل نشوید.

حال که شما با پنج سربرگ ,Animations, Home، Insert ، Design، Transitions آشنا شدید میتوان گفت که نود درصد از کار را آموزش دیدهاید و تنها موارد پایانی کار که میبایست در انجام آنها دقت الزم را داشته باشید، باقی مانده است. در این زمان شما میتوانید به راحتی اسالیدهای خود را ایجاد، به آنها محتوا داده و برای آنها انیمیشن و حالتهای عبور را در نظر بگیرید و تنظیمات زمان را انجام دهید. در حین کار همواره میتوانید از روشهای زیر، کار خود را به اجرا در بیاورید:

الف- فشردن کلید F5 ت اسلاید نخست اجرا گردد

ب- فشردن همزمان کلیدهای F5 و Shiftبرای نمایش اسلاید جاری

ج- کلیک آیکون Slide Show در پایین برنامه تا از اسلاید جاری اجرا گردد

در پاورپوینت بعضی از مواقع محتوای کار شما آنچنان زیاد میشود که خواهان آن هستید تا بعضی از زیرمجموعه های عناوین مطالب شما در ارائه نمایش داده نشود و یا اینکه با این کار بتوانید ابتدا به مطالب کلی بپردازید و اگر نیاز شد به جزئیات پرداخته شود. کاربرانی نیز هستند که میخواهند فایل ارائه خود را برای چندین گروه مختلف ارائه کنند و نیاز دارند تا برای هر کدام از آنها تنها بعضی از اسلایدها را نمایش دهند. آیا این افراد میبایست چندین فایل ارائه را ایجاد نمایند؟ جواب خیر میباشد! اگر مبحث مخفی کردن اسلایدها را خوب فرا گرفته باشید و با نحوه پیوند دادن خوب آشنا شده باشید ما در اینجا به شما آموزش خواهیم داد تا چگونه بتوانید اسلایدشوهایی بسازید که تنها اسلایدهای مورد نظر شما از کارتان را نمایش دهند.

به سربرگ Slide Show رفته و از زیرمنوی آیکون Custom Slide Show گزینه Custom Shows را انتخاب نمایید تا کادر Custom Shows برای شما ظاهر گردد. برای ایجاد اسلایدشو سفارشی جدید روی گزینه New کلیک نمایید تا وارد کادرDefine Custom Show شوید. ادامه کار در تصویر زیر:

بعد از اینکه اسالیدشو سفارشی را با نام دلخواه خود ایجاد نمودید دوباره وارد کادر Custom Show میشوید اکنون با استفاده از تصویر زیر بطور کامل با آن آشنا میشوید:

در زمانی که شما با نمای اسلایدشو آشنا میشدید ما بخشی از تنظیمات این نما را با استفاده از کادر  Power Point Option برای شما توضیح دادیم اما نرم افزار پاورپوینت ابزار دیگری را در اختیار شما قرار داده است تا بتوانیدعلاوه بر اعمال تعدادی دیگر از تنظیمات در این خصوص به تنظیمات اسلایدشو فایل خود بپردازید که در ادامه آنها را توضیح میدهیم.

برای دسترسی به تنظیمات اسلایدشو در سربرگ Slide Show ابزارSet Up Slide Show را انتخاب نمایید تا کادر Set Up Show برای شما ظاهر گردد. در قسمت Show Type سه گزینه در اختیار دارید که

کارایی آنها به ترتیب زیر میباشد:

1( Presented By.......: نمایش تمام صفحه اسلایدشو با امکاناتی که در مبحث اجرای اسلایدشو به آنها پرداختیم

2(Broesed By.... : اسلایدشو را در نمایی اجرا میکند که تعداد بیشتری از امکانات در اختیار شما میباشد 

اگر به یاد داشته باشید ما در مباحث ابتدایی آموزش پاورپوینت از شیوه ای برای درج یاداشتها سخن گفتیم که قرار بود در مباحث پایانی کار به آن بپردازیم. اکنون زمان آن فرا رسیده است تا به ابزارComment در سربرگ Review بپردازیم. این ابزار به شما کمک میکند تا بتوانید بطور مستقیم در درون اسلایدخود و در هر نقطه از آن یاداشتی را قرار دهید تا دیگر دوستان و همکاران شما که در تهیه فایل ارائه شما نقش دارند بتوانند از آنها بهره بگیرید و هیچ جای نگرانی در خصوص این که در نمای اسالیدشو نمایش داده شود نداشته باشید زیرا این یادداشتها بیشتر جنبه راهنما دارند و هرگز در حالت اجرای اسلایدها به نمایش در نمی آیند.

فقط قبل از شروع به این نکته توجه داشته باشید که هر یاداشت دارای نامی هست که شما میتوانید با رفتن به کادر Power Point Optionو در قسمت Generalآن را در کادر User Name تغییر دهید و هر نام دیگر که مایل بودید درج نمایید.

این مبحث قصد داریم تا با استفاده از بخش Info در سربرگ File به شما نحوه قرار دادن رمز بر روی فایل پاورپوینت را آموزش دهیم و همچنین طریقه دستیابی به اطلاعات فایل و نحوه مخفی کردن آنها را توضیح میدهیم. شما با قرار دادن رمزعبور برای فایلتان میتوانید آن را در برابر هرگونه سوء استفاده ایمن نمایید و همچنین مخفی نمودن اطالعاتی مانند یادداشتهای شما کمکتان مینماید تا بدون هیچ دغدغهای فایل کاری خود را در اختیار هر کسی که مایل هستید بگذارید.

ایجاد رمز بر روی فایل پاورپوینت:

برای ایجاد رمز بر روی فایل پاورپونت خودتان در سربرگ File به بخش Info بروید و سپس در زبانه ایکون Protect Presentation گزینه دوم را برگزینید و بعد از آن به ترتیب در کارد باز شده رمز را وارد و Ok و بار دیگر در کادر بعدی دوباره رمز را وارد و Ok.

برای تایپ فارسی در متن که مشکلی ندارید فقط باید کیبرد فارسی ویندوزتان نصب شده باشد. (کنترل پنل قسمت Language) و به این نکته توجه داشته باشید که حتما از کیبرد استاندارد فارسی استفاده کنید نه از کیبرد فارسی ویندوز و این هیچ ارتباطی به سخت افزار شما ندارد. در خصوص اعداد فارسی نیز اطلاع داشته باشید که مانند برنامه Word نمیباشد و بسته به فونت و کیبرد شما اعداد نیز فارسی درج میگردند و تنها مشکل شما در خصوص شماره گذاری فارسی میباشد که میبایست بصورت دستی و با استفاده از ایجاد تورفتگی، این کار را انجام دهید.

نوار Quick Access Tolbar

در قسمت نوار عنوان برنامه نواری برای شما قرار داده شده است تا بتوانید پرکاربردترین ابزارهای خود را در آن قرار دهید تا بصورت مستقیم و در هر سربرگی از برنامه پاورپوینت که هستید از آنها استفاده نمایید که گزینه

های پرکاربرد Undo،Repeat و Save از جمله آنها میباشند.

در رابطه با نحوه ذخیره فایل پاورپوینت و اینکه از کدام فرمت به منظور کار خود استفاده نمایید در مباحث ابتدایی آموزش نرم افزار توضیحات را تقدیم کردیم. فقط یادآوری میکنیم که برای داشتن یک فایل اجرای مستقیم از فرمت PPSX استفاده نمایید. اکنون ما در این مبحث قرار هست تا به شما نحوه ذخیره مناسب کارتان را آموزش دهیم تا بتوانید بدون هیچ مشکلی کار خود را در تمامی سیستمها اجرا نمایید.

مزیت این کار زمانی برای شما مشخص میشود که در هنگام ارائه فایل در سیستم مقصد ببینید فونتهای شما دچار به همریختگی شده و بسیاری از پیوندهای شما کار نمیکنند؛ این مشکالت تنها به شما مربوط میشود، زیرا از ذخیره مناسب استفاده ننموده اید! در این مبحث شما یاد میگیرید که برای جلوگیری از به همریختگی فونتهای پاورپوینت در دیگر سیستمها چه بکنید و چگونه بتوانید یک پکیج از فایل خود ایجاد نمایید؛ تا دیگر، ارائه شما زمانی که فایلهای مورد نیاز خود را در سیستم مقصد نیاز داشت آنها را داشته باشد و هیچ مشکلی پیدا نکند.

برای جلوگیری از مشکالت فونت، به کادر Power Point Option رفته و در قسمت Save به بخشPreserve F... بروید. در اینجا با فعال نمودن Embed Fonts In The File دو گزینه در اختیار شما قرار داده میشود که گزینه نخست آن باعث میشود تا تمامی کاراکترهای فایل شما دارای فونت اعمالی باشند؛ اما ضعفی که در اینجا وجود دارد آن است که نمیتوان متون را با فونت خودشان ویرایش کرد؛ ولی گزینه دوم با افزودن تمامی فونتهای اعمالی شما به فایل مشکل شما را در ویرایش نیز برطرف نموده و به راحتی میتوانید فایلتان را در دیگر سیستمها با همان فونتهای استفاده شده در آن ویرایش نمایید. بخاطر داشته باشید که انتخاب گزینه دوم حجم فایل شما را نیز افزایش میدهد.

همان طور که در گذشته اشاره نمودیم در پاورپوینت قسمت Color/Grayscale در سربرگ View به شما این امکان را میدهد تا بتوانید اسالیدها را در یکی از سه حالت رنگی، طیف سیاه و سفید و سیاه و سفید مطلق به نمایش در آورید.

همچنین یادآوری نمودیم، این حالت بیشتر برای زمانی کاربرد دارد که شما بخواهید قبل از پرینت نمایی از اسالیدها و نحوه به نمایش درآمدن آنها را داشته باشید.

توجه داشته باشید که شما در تنظیمات چاپ نیز این گزینه ها را در اختیار دارید؛ اما در اینجا تنظیمات بیشتری در اختیار شما قرار داده شده است که میتوانید برای چاپ ابتدا به این قسمت آمده و بعد از انجام موارد دلخواه چاپ را انجام دهید و دیگر در مرحله تنظیمات چاپ نیازی به تنظیمات رنگ چاپ ندارید.

بانك اطلاعاتي مجموعه اي سازمان يافته از دادهها و اطلاعات مرتبط به يك موضوع است به طوريكه به آساني
2 ميتوان اين دادهها را بازيابي و ويرايش نمود
نرم افزارهاي سيستم مديريت پايگاه داده , همچون Access ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي و مديريت
آنها هستند. اين نرم افزارها امكاناتي را فراهم مي كنند تا بتوان انواع متفاوت دادهها را ذخيره سازي ,ويرايش و
بازيابي نمود. بازيابي اطلاعات شامل استخراج اطلاعات مفيد از دادههاي بانك اطلاعاتي در قالبهاي مختلف
مثل فرم,گزارش و غيره است.

( Entity ) موجودیت

هر موضوع یا مفهومی که می خواهیم اطلاعاتی را درباره آن نگهداری کنیم، یک موجودیت نامیده می شود. برای مثال در بانک اطلاعاتی یک مدرسه موجودیتهایی مثل دانش آموز، دبیر، درس و ..... وجود دارد که در بانک اطلاعاتی یک مدرسه برای هر کدام داده هایی ذخیره می شود.

جدول (Table)

جدول لیستی از سطرها و ستونها است که در خانههای آن داده ها نگهداری میشود.همان طور که در تعریف بانک اطلاعاتی ذکر شد، Microsoft office Access ، اطلاعات را درون جداول نگهداری می کند.

هر بانک اطلاعاتی حداقل یک جدول برای ذخیره دادههای مرتبط با یک موجودیت دارد به عنوان مثال در یک مدرسه برای موجودیت دانش آموز می توان در بانک اطلاعاتی مدرسه یک جدول برای نگهداری مشخصات فردی دانش آموزان و جدول دیگری برای نگهداری دروس و نمرات آنها در نظر گرفت.

داشتن یک بانک اطلاعاتی خوب مستلزم طراحی صحیح است . اولین مرحله در طراحی یک بانک اطلاعاتی تعیین جداول مورد نیاز برای موجودیت مورد نظر و سپس تعیین ستونها یا همان فیلدهای مورد نیاز برای جداول است. برای هر فیلد باید یک نوع داده مناسب مشخص شود. نوع داده ی یک فیلد با توجه به مقادیری که باید بپذیرد تعیین می شود. مثلا برای ذخیره تاریخ باید نوع داده مخصوص آن و برای ذخیره انواع اعداد، نیاز به تعیین نوع داده عددی مناسب برای آنها است. تعیین نوع داده صحیح برای فیلدها, از ورود مقادیر نادرست درجدول جلوگیری می کند.

نکته: مقدار داده ای که در یک فیلد ذخیره می شود، محدود به اندازه آن فیلد است.

این نوع داده ای ، خود شامل انواع مختلفی است که در جدول 1 -4 لیست شده است.

  مثال: برای جدول مشخصات کتاب (جدول 1-2) نوع دادهای فیلدها در جدول 1-5 مشخص شده اند.

بانکهای اطلاعاتی از اجزا و اشیایی تشکیل میشوند که برای سازماندهی و مدیریت دادهها از آنها استفاده میکنند. سازماندهی و مدیریت شامل دسته بندی دادهها و استخراج اطلاعات موردنیاز در قالبهای مختلف نظیر گزارش و فرم می باشد. در این بخش به طور خلاصه شما با اجزاء بانک اطلاعاتی Access آشنا می شوید.

جداول 1-4-1
همان طور که قبلا هم توضیح داده شد ، Access برای نگهداری و سازماندهی اطلاعات از جداول استفاده می کند. هر داده در یک خانه از یک جدول ذخیره می شود این داده به شکل سطرها و ستونها سازماندهی می شوند.

فرم ها (Forms)

فرمها که گاهی صفحات ورود دادهها نیز نامیده می-شوند ، واسط کاربری برای ورود ، حذف ، ویرایش ونمایش داده های موجود در جداول هستند .

اگر بستهي نرم افزار Office2007 در سيستم كامپيوتر شما نصب شده باشـد، بـراي اجـراي برنامـه Access
2007 روي دكمـه ي Start و سـپس All programs كليـك كـرده، از گـروه Microsoft ،Microsoft office
access 2007 را انتخاب نماييد. ( شكل 2-1 )

در ادامه، پنجره برنامه Access باز شده و صفحه شروع به كارAccess مطابق (شكل 2-2) نمايش داده مـي -
شود.

براي باز كردن بانك هاي اطلاعاتي كه قبلا ايجاد شده اند يكي از دو روش زير را به كار ببريد. روش اول: روي دكمهOffice كليك كنيد، گزينه ي Open را انتخاب كرده (به شكل 2-3 توجه كنيد)و در كادر محاوره اي Open نام فايل مورد نظر خود را انتخاب كرده، سپس روي دكمه ي Open كليك كنيد.

روش دوم: در صفحه ي شروع به كار Access(شكل 2-2) در ستون سمت راسـت روي گزينـه More كليـك كنيد تا كادر محاوره اي Open باز شود، سپس نام فايل مورد نظر خود را يافته، آن را انتخاب و روي دكمـه ي Open كليك كنيد.

براي باز كردن فايل بانك اطلاعاتي كه اخيرا از آن استفاده شده است، به يكي از دو روش زير عمل كنيد:
روش اول: روي دكمهي Office كليك كنيد و در منوي باز شده، در ستونRecent Document روي نامفايل مورد نظر خود كليك كنيد. (به شكل 2 -3 توجه كنيد)
روش دوم: در صفحهي شروع به كار Access 2007 در ستون Open recent database ، اسامي فايلهايبانكهاي اطلاعاتي كه اخيرا مورد استفاده قرار گرفته اند، نشان داده مي شوند. روي فايل مورد نظر خودكليك كنيد. (به شكل 2-2 توجه كنيد)

براي باز كردن بانك اطلاعاتي NorthWind مراحل زير را دنبال كنيد:
1. در صفحه شروع به كار Access، از ليست طبقه بندي الگوها ( Template categories ) ، روي طبقه بنـدي
Sample كليك كنيد
2. در بخش مياني نام بانك NorthWind 2007 ظاهرمي شود، روي آن كليك كنيد.
3. در ستون سمت راست گزينه File Name نامي را براي ذخيره بانك اطلاعاتي پيشنهاد مي كنـد، مـي توانيـد
نام آن را تغيير دهيد يا همان نام را بپذيريد . همچنين با كليك روي دكمه ي در مقابل نام فايـل، يـك
كادر محاوره اي با عنوان File New Database باز خواهد شد، شما مـي توانيـد در ايـن كـا در محـاوره اي
مسير ديگري را براي ذخيره سازي فايل انتخاب كنيد.

براي نمايش تمامي اجزاء بانك اطلاعاتي در طبقه بنديهاي مجزا, روي نوار عنـوان كـادرNavigation pane كليك كنيد تا منويي مشابه شكل 2-7 بازشود سپس مراحل زير را دنبال كنيد 1- در بخش Navigate to Category , گــزينه ي Object Type انتخاب نمائيد.

2- در بخش Fitter by Group گزينه ي All Access Objects را انتخاب نمائيد. 

به اين ترتيب تمام اجزاء بانك اطلاعاتي شامل جداول، پرس و جوها، فرمها، ماكروها و ماجولها در طبقه بندي مجزا نمايش داده مي شوند . ( شكل2-8 ) براي نمايش نام جداول موجود در بانك اطلاعـاتي، روي طبقـه بنـدي Tables كليك كنيد تا ليست جداول ظاهر شوند.

Access 2007 جداول را در چهار نماي مختلف نمايش مي دهد كه عبارتند از:

• نماي برگه داده ( Datasheet View )
به طور پيش فرض با باز كردن جداول، Access آنها را در اين نما، نمايش مي دهد. اين نما اطلاعات جدولهارا به صورت صفحه گسترده و در قالب سطرها و ستون ها نشان مي دهد، بـه طـوري كـه در هـر سـطر يـك ركورد و در هر ستون يك فيلد از جدول ظاهر مي شود.
در اين نما مي توان ركوردهاي جداول را اضافه يـا حـذف نمـود و مقـادير فيلـدهاي آن هـا را ويـرايش كـرد .
همچنين در اين نما مي توان اقدام به حذف يا اضافه نمودن ستونها ( فيلدها ) نمود.

در اين نما مي توان ساختار يك جدول شامل نام فيلدهاي تشكيل دهنده جدول و نوع دادهاي آنها را مشاهده كرده و در صورت نياز اقدام به ويرايش آن ها نمود. ويرايش طراحـي جـدول شـامل حـذف و اضـافه نمـودن فيلدها، تغيير نام فيلدها و تغيير نوع فيلدها ميباشد.

این نما از ویژگیهای جدید Access2007 نسبت به نسخههای قبلی آن است. در این نما می توان همانند نمای DataSheet ستونها ( فیلدها ) و مقادیر آنها را مشاهده کرد با این تفـاوت که کاربر تعیین می کند که کدام یک از فیلدها نمایش داده شوند. پس از ورود به این نما هیچ فیلدی برای نمایش وجود ندارد، با کمک پنجره ای بـا عنـوان Pivot Table Field List که لیست تمام فیلدها را نشان می دهد، می توان فیلدهای مورد نظر را برای نمایش انتخاب نمـود .(شـکل 2-11) برای این کار کافی است نام فیلد مورد نظر خود را درگ کرده و آن را به درون صفحه واردکنید.

نکته: در نمای جدول محور ( PivotTable View ) امکان ویرایش مقادیر فیلدها وجود ندارد. 

این نما رکوردها را با انجام توابع آماری روی آن ها ( مثل مجموع مقادیر، تعداد و غیره )، بـه صـورت نمـودار نشان می دهد. در این نما نیز همانند نمای Pivot Table View با کمک پنجره ی Field List، فیلـدهـای مـورد نظر انتخاب می شوند.

برای جابجا شدن بین نماهای مختلف جدولها در بانکهای اطلاعاتی 3 روش وجود دارد:
روش اول: روی زبانه مربوط به جدول مورد نظر کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده نمای مـورد نظـر خود را انتخاب کنید.

روش دوم: در گروه View از زبانه Home, روی دکمه View کلیک کنید و از منوی ظاهر شده، نمـای مـورد نظر خود را انتخاب کنید.

روش سوم: در منتهی الیه سمت راست و پائین پنجره مربوط به هر جدول باز شده، 4 آیکن دیده مـی شـود
که برای جابجا شدن بین نماهای مختلف از آن ها استفاده می شود .(شـکل 2-15) جـدول2-1آیکـنهـا و نمـای مربوط به هر کدام را شرح می دهد.

برای ایجاد سرصفحه و پاصفحه شما می بایست ابتدا به سربرگ Insert رفته و سپس در قسمت Text گزینه Header & Footer را کلیک نمایید.

بخاطر داشته باشید که در Power Point شما فقط تاریخ، شماره اسلاید و پاصفحه را آن هم در پایین صفحات دارید که باز هم میتوانید در نمای Slide Master مکان آنها را تغییر دهید و چیزی به عنوان سرصفحه وجود ندارد و شما میتوانید خیلی راحت آن را به صورت دستی وارد نمایید.

اکنون کادر برای شما باز میشود که در آن دو سربرگ را دارید

سربرگ نخست:

مربوط به درج برای اسالیدها میباشد و سربرگ دوم مربوط به زمانی میشود که شما در نمای هستید. ما در اینجا به سربرگ میپردازیم.

یکی دیگر از امکانات جذاب نرم افزار پاورپوینت برای شما این است که میتوانید به راحتی از صوت و ویدیو در کار خود استفاده نمایید. از این امکان میتوانید برای قرار دادن صدا به عنوان پسزمینه اسالیدها استفاده نمایید و حتی میتوانید در هرکجای کارتان که مایل بودید صدای خود را ضبط نموده و بر روی اسالید قرار دهید )کتاب فوقالعاده ما در خصوص عکس برداری از صفحه نمایش راهکارهای بسیار جذاب و کاربردی را به شما پیشنهاد نموده است( یا این که در زمان معرفی محصوالت خود فیلمهایی را که در خصوص آن دارید را به نمایش درآورید. ما اکنون در اینجا برای نمونه قصد داریم تا یک فایل صوتی را در پسزمینه تمامی اسالیدها قرار دهیم:

ابتدا در سربرگ Insert و در قسمت Mediaگزینه را انتخاب نمایید. این گزینه دارای سه زیرمنو میباشد که به ترتیب به شما امکان وارد کردن صدا از طریق برخط، از روی هارد و ضبط صدا را میدهد. ما در اینجا گزینه Audio on My Pc را انتخاب می نماییم و با توجه به فرمتهای قابل پشتیبانی برنامه یک فایل را از روی هارد سیستم خود انتخاب مینماییم و آن را Insert می کنیم.

در اینجا فایل ما با یک آیکون در برنامه بر روی اسالید جاری به نمایش در میآید که شما میتوانید به مانند کار بر روی تصاویر با استفاده از سربرگ Format  به تغییرات دلخواه بر روی آن بپردازید و همچنین توجه داشته باشید که این تنظیمات در خصوص فیلم نیز همین گونه می باشد.